Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Koodisto Digital (y-tunnus: 2829298-1)
Viertolantie 2, 00730 Helsinki
Sähköposti: info@pesäkirja.fi

2. Käsiteltävät henkilötiedot

Palvelussa käsitellään seuraavia henkilötietoja:

• Vainajan tiedot: nimi, henkilötunnus, kuolinpäivä, osoite, kotipaikka, siviilisääty, seurakunta.
• Osakkaiden tiedot: nimi, henkilötunnus tai yhteisön Y-tunnus, syntymäaika (jos henkilötunnusta ei ole), kotikunta, osoite, suhde vainajaan sekä tieto alaikäisyydestä ja perinnöstä luopumisesta.
• Uskottujen miesten tiedot: nimi, henkilötunnus.
• Puolisoiden ja lesken tiedot: nimi ja henkilötunnus (avioliittotiedoissa ja lesken tiedoissa). Avioliitoista tallennetaan myös vihkipäivä, päättymispäivä ja -tapa sekä tieto osituksesta. Leskestä tallennetaan lisäksi kotikunta, osoite, avio-oikeutta ja lesken oikeuksia koskevat vastaukset sekä lesken varat ja velat.
• Pesän ilmoittajan ja pesänhoitajan tiedot: lomakkeella kysytään, kuka antaa pesän tiedot ja kuka ottaa vastaan perintöverotusta koskevat kysymykset. Pesänhoitajan puhelinnumero tallennetaan, jos se on annettu, myös silloin kun pesänhoitaja on pesän osakas. Jos pesän ilmoittaja tai pesänhoitaja ei ole osakas, hänestä tallennetaan lisäksi nimi ja osoite.
• Muut perukirjaan merkityt henkilöt: osakkaan edustajat (nimi ja edustuksen laji, esimerkiksi huoltaja tai edunvalvoja), toissijaiset perilliset (nimi, kotipaikka, suhde vainajaan, tieto alaikäisyydestä ja alaikäisen syntymäaika), testamentin saajat (nimi ja kotipaikka sekä, jos annat ne, henkilö- tai Y-tunnus, osoite, suhde vainajaan ja merkintäsi siitä, miksi saaja ei ole pesän osakas), testamentin todistajat (nimet), henkivakuutuskorvauksen saajat (nimi sekä, jos annat ne, vakuutusnumero, maksupäivä ja edunsaajamääräys) sekä perunkirjoitustilaisuuden läsnäolijat ja heitä edustaneet asiamiehet (nimi, rooli pesässä ja tieto siitä, osallistuiko hän tilaisuuteen). Jos joku ei ole saapunut tilaisuuteen, tallennamme myös sen, milloin ja miten hänelle kerrottiin siitä tai miksi ei kerrottu. Testamentin saajan henkilö- tai Y-tunnus salataan samalla tavalla kuin muut henkilötunnuskentät (kohta 4). Muilta tässä luetelluilta henkilötunnusta ei kysytä.
• Kutsutun henkilön tiedot: perukirjan tekoon voi kutsua muita mukaan. Kutsutusta tallennetaan se sähköpostiosoite, jonka kutsun lähettäjä on kirjoittanut, sekä kutsun lähetysaika, voimassaoloaika ja tieto siitä, onko kutsu hyväksytty.
• Taloudelliset tiedot: varat, velat, hautajaiskulut ja muut kulut.
• Ladatut dokumentit: saldotodistukset, laskut, virkatodistukset, testamentit ja muut liitetiedostot. Tiedoston sisältö säilytetään selaimesi omassa tallennustilassa (IndexedDB) sillä laitteella, jolla lataus tehtiin; palvelimelle tallennetaan tiedoston nimi, tyyppi, tiiviste ja analyysin tulos. Selaimen tallennustila ei tyhjene tilin poistossa – voit tyhjentää sen selaimesi omista asetuksista.
• Suostumus dokumenttien analysointiin: milloin annoit tai peruutit suostumuksen, ja annetusta suostumuksesta myös se, minkä suostumustekstin hyväksyit.
• Viestien tila: milloin sinulle lähetettiin viesti ensimmäisen perukirjan tallennuksen jälkeen, sekä perukirjoittain, mitkä muistutukset on lähetetty ja oletko lopettanut ne tai perunut lopetuksen.
• Muistutusvalinta: milloin muistutuskysymys näytettiin sinulle, mitä valitsit ja milloin, näytetyn tekstin versio ja paikka, jossa valinnan teit (palvelun kysymys tai Asetukset-sivu). Myös valinnan muutokset tallennetaan ajankohtineen.
• Käyttäjätilin tiedot: sähköpostiosoite, nimi jos olet antanut sen, ja käyttämästäsi kirjautumistavasta riippuen joko salattu salasana tai tieto siitä, että kirjaudut Google-tilillä. Jos kirjaudut Google-tilillä, Google välittää meille sähköpostiosoitteesi ja Google-tilillesi asettamasi nimen, ja voit valita kumpaa nimeä palvelussa käytetään. Google Ireland Limited on tällöin oma rekisterinpitäjänsä siltä osin kuin se käsittelee tietoja omaa kirjautumispalveluaan varten.
• Aloitussivu: perukirjaan tallennetaan sen sivustomme sivun nimi, jolta perukirjan laadinta aloitettiin (esimerkiksi "perukirja-malli"). Tietoa käytetään vain palvelun kehittämiseen. Se on sivun nimi, ei hakusana eikä ulkopuolinen osoite, eikä sitä tallenneta laitteellesi.
• Palautelomakkeen vastaukset: perukirjan lataamisen jälkeen voit halutessasi vastata palautekyselyyn, ja voit antaa palautetta myös kesken täyttämisen. Vastauksesta tallennetaan arviosi täyttämisen helppoudesta, vapaa tekstivastauksesi, vastauksesi kysymyksiin vaihtoehdosta, maksamista edeltäneistä kysymyksistä ja siitä miten löysit palvelun, tieto siitä salliiko vastauksesi lainaamisen ja lupatekstin versio, tieto siitä vastasitko perukirjan lataamisen jälkeen vai kesken täyttämisen, vastausviikko, vastauksen vanhenemispäivä ja kysymysten versionumero. Kesken täyttämisen annettuun palautteeseen tallennetaan lisäksi lomakkeen vaihe ja niiden kenttien nimet, joissa oli puutteita vastaushetkellä – ei kenttien sisältöä. Vastaukseen ei tallenneta nimeäsi, sähköpostiosoitettasi, käyttäjätunnustasi, perukirjan tunnistetta eikä IP-osoitettasi. Emme silti esitä vastausta anonyyminä: koska tiedämme, milloin kukin perukirja on ladattu, vastaus on periaatteessa yhdistettävissä sinuun, ja käsittelemme sitä siksi henkilötietona. Vastaaminen on vapaaehtoista eikä vaikuta palvelun käyttöön. Älä kirjoita avoimeen kenttään henkilöiden nimiä tai yhteystietoja. Henkilötunnuksen ja sähköpostiosoitteen muotoiset merkkijonot sekä tavallisimmat puhelinnumeron muodot poistetaan automaattisesti ennen tallennusta, ja jos vastaukseen on kirjoitettu nimiä, poistamme ne, kun vastaukset luetaan.

Vapaat tekstikentät. Vapaisiin tekstikenttiin kirjoitettu teksti tallennetaan sellaisenaan. Tällaisia kenttiä ovat esimerkiksi Lisätiedot, syy, miksi jotakin tietoa ei saada selville, ja liitteen nimi. Jos kirjoitat niihin toisen henkilön tietoja, myös ne tallentuvat.

Pakolliset tiedot. Lomake kertoo, mitkä tiedot asiakirjaan tarvitaan. Jos jokin niistä puuttuu, asiakirjaa ei voi ladata. Osan tiedoista voi korvata kirjoittamalla syyn, miksi tietoa ei saada selville. Jos perukirja on maksettu ennen kuin osa näistä tiedoista tuli pakolliseksi, niiden puuttumisesta näytetään ilmoitus, eikä lataus esty. Muut kentät ovat vapaaehtoisia. Dokumenttien lataaminen automaattista analysointia varten on täysin vapaaehtoista.

2 a. Jos sinut on merkitty perukirjaan etkä itse käytä palvelua

Jos sinut on merkitty perukirjaan esimerkiksi osakkaana, leskenä, testamentin saajana tai todistajana etkä itse käytä palvelua, olet silti rekisteröity, ja tämä seloste koskee myös sinua. Kohdassa 2 kerrotaan, mitä tietoja sinusta tallennetaan. Tietoja ei ole saatu sinulta. Ne on syöttänyt palveluun perukirjan laatija tai poimittu hänen lataamastaan asiakirjasta. Tietoja käsitellään perukirjan laatimiseksi. Lisäksi tallennetuista tiedoista lasketaan palvelun kehittämiseksi yhteenvetolukuja, esimerkiksi kuinka moni perukirja on missäkin vaiheessa. Lukuja ei käytetä sinua koskeviin toimiin (kohta 3). Käsittely perustuu oikeutettuun etuun (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta): perukirjan laatija tarvitsee tiedot perukirjaan ja perintöverotusta varten, ja palvelun tehtävä on tuottaa asiakirja hänelle. Henkilötunnus säilytetään salattuna (kohta 4). Säilytysajat kerrotaan kohdassa 9. Tietojen vastaanottajat kerrotaan kohdissa 4 (perukirjan tekoon kutsutut), 7 (palveluntarjoajat) ja 8 (jakolinkin katsojat).

Emme lähetä sinulle viestejä sen perusteella, että sinut on merkitty perukirjaan. Sähköpostiosoitteesi tallennetaan vain, jos sinut on erikseen kutsuttu mukaan perukirjan tekoon.

Sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet (kohta 10 – sinun tapauksessasi sähköpostitse, koska sinulla ei ole käyttäjätiliä): voit pyytää nähtäväksesi sinusta tallennetut tiedot, pyytää niiden oikaisua tai poistamista, pyytää käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä ja tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi). Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei koske sinua, koska tietoja ei ole saatu sinulta eikä niiden käsittely perustu sinun kanssasi tehtyyn sopimukseen tai suostumukseesi. Kerromme vastauksessa, miltä osin pyyntö voidaan toteuttaa: perukirjan sisällöstä vastaa sen laatija, perukirjassa on mainittava osakkaiden nimet ja kotipaikat (perintökaaren 20 luvun 3 §), ja testamentin saajista on annettava perintöverotusta varten vaadittavat tiedot. Ota yhteyttä osoitteeseen info@pesäkirja.fi.

3. Käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietoja käsitellään perukirjan laatimiseksi käyttäjän pyynnöstä. Käsittelyn oikeusperuste on:

• Sopimus (EU:n tietosuoja-asetus, artikla 6(1)(b)) – henkilötietojen käsittely on tarpeen käyttäjän kanssa tehdyn palvelusopimuksen täytäntöön panemiseksi (perukirjan laadinta).
• Suostumus (artikla 6(1)(a)) – dokumenttien ja niistä poimittujen tietojen lähettäminen automaattiseen analyysiin, analytiikkaevästeiden käyttö sekä muistutus noin viikkoa ennen perunkirjoitustilaisuutta, jos perukirjasta puuttuu silloin tietoja. Tämän muistutuksen saat vain, jos olet valinnut palvelussa muistutukset. Kun poimitut tiedot on tallennettu perukirjaan, niitä käsitellään sopimuksen perusteella kuten muitakin perukirjan tietoja.
• Lakisääteinen velvoite (artikla 6(1)(c)) – maksutapahtuman kirjanpitotiedot. Kirjanpitolaki velvoittaa säilyttämään tositteet, ja siltä osin tietoja ei voi poistaa pyynnöstä (kohta 9). Lakisääteinen velvoite on myös peruste kirjata, milloin olet antanut tai peruuttanut suostumuksen dokumenttien analysointiin ja milloin olet valinnut muistutukset. Meidän on pystyttävä osoittamaan, että suostumus on annettu (tietosuoja-asetuksen 7 artiklan 1 kohta). Nämä kirjaukset poistetaan kuitenkin, kun poistat tilisi (kohta 9).
• Oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)) – Palvelun tekninen toiminta ja tietoturvallisuus sekä seuraavat sähköpostiviestit:
  • viesti ensimmäisestä perukirjasta, joka on tililläsi, kun se tallentuu palveluun. Se kertoo, että perukirja on tallessa, ja kuvaa perunkirjoituksen vaiheet ja määräajat. Viesti lähetetään kerran.
  • muistutus perunkirjoituksen määräajasta 1–2 viikkoa ennen kuin kuolemasta tulee kolme kuukautta, jos perukirjasta ei näy, että tilaisuus pidetään ennen sitä tai että lisäaika on merkitty. Muistutus lähetetään kerran perukirjaa kohti.
  • muistutus perukirjan antamisesta Verohallinnolle 7–10 päivää ennen kuin kuukausi perunkirjoitustilaisuudesta täyttyy, jos olet ladannut asiakirjan etkä ole merkinnyt perukirjaa annetuksi. Muistutus lähetetään kerran perukirjaa kohti.
  • muistutukset noin puolen vuoden ja vuoden kuluttua siitä, kun perukirja on merkitty annetuksi Verohallinnolle. Niissä kysytään, onko löytynyt varoja tai velkoja, jotka puuttuvat perukirjasta.
  • ilmoitus siitä, että perukirjan säilytysaika on päättymässä (kohta 9).
  Ensimmäisen viestin ja määräaikamuistutuksen lähettäminen ei riipu siitä, oletko maksanut palvelusta. Muistutukset ovat oletuksena käytössä, ja voit lopettaa ne jokaisessa viestissä olevasta linkistä. Ensimmäisen viestin ja perukirjan antamista edeltävien muistutusten linkki lopettaa kyseisen perukirjan muistutukset ennen sen antamista. Täydennysperukirjan muistutusten linkki lopettaa kyseisen perukirjan kaikki muistutukset. Jos lopetit muistutukset linkistä vahingossa, voit perua lopetuksen samalla linkillä vuorokauden kuluessa. Perukirjan antamista edeltävät muistutukset voit lopettaa myös Asetukset-sivulla, ja sieltä voit ottaa takaisin käyttöön ne, jotka olet itse lopettanut viestin linkistä tai Asetuksissa. Täydennysperukirjan muistutukset voit lopettaa ja ottaa takaisin käyttöön myös perukirjan kohdassa Perukirjan jälkeiset toimenpiteet. Jos lopetit ne viestin linkistä etkä perunut lopetusta vuorokauden kuluessa, voit pyytää ne takaisin kirjoittamalla osoitteeseen info@pesäkirja.fi. Poikkeus on ilmoitus siitä, että perukirjan säilytysaika on päättymässä: ilman sitä tiedot poistuisivat varoittamatta. Sen viestin saat, kunnes poistat perukirjan itse. Nämä viestit eivät sisällä markkinointia. Oikeutetun edun nojalla käsitellään myös kutsutun henkilön sähköpostiosoitetta ja kutsun tietoja, jotta perukirjan laatija voi kutsua muita tekemään perukirjaa kanssaan. Osoite saadaan kutsun lähettäjältä. Oikeutetun edun nojalla käsitellään myös palautelomakkeen vastauksia palvelun kehittämiseksi. Olemme punninneet etumme suhteessa oikeuksiisi kirjallisella tasapainotestillä. Voit pyytää vastauksesi poistamista (artikla 17) ilmoittamalla osoitteeseen info@pesäkirja.fi, minkä perukirjan yhteydessä ja minä päivänä vastasit. Koska vastaukseen ei tallenneta tunnistetta, pyyntö voidaan kohdentaa vain, jos vastaus on tunnistettavissa esimerkiksi kirjoittamasi tekstin perusteella (tietosuoja-asetuksen 11 artikla). Oikeutettu etu kattaa myös palvelun tekniset lokitiedot (ks. kohta 9 a). Oikeutetun edun perusteella kirjataan myös, jos olet vastannut muistutuskysymykseen ”Ei muistutuksia”, sekä ajankohta, jolloin kysymys näytettiin sinulle (ks. Valinnan kirjaus alla). Vastustamisoikeudesta ks. kohta 10. Tallennetuista tiedoista lasketaan myös yhteenvetolukuja palvelun kehittämiseksi, esimerkiksi kuinka moni perukirja on missäkin vaiheessa. Lukuja ei käytetä yksittäistä käyttäjää koskeviin toimiin.

Muistutusvalinta. Palvelu kysyy kerran, haluatko muistutuksia perukirjan määräajoista. Jos et vastaa, saat vain muistutukset lain määräajoista eli perunkirjoituksen kolmen kuukauden määräajasta ja perukirjan antamisesta Verohallinnolle. Jos vastaat ”Ei muistutuksia”, emme lähetä muistutuksia perukirjan määräajoista. Jos vastaat ”Kyllä, muistuta minua”, saat lisäksi muistutuksen ennen perunkirjoitustilaisuutta. Valinta ei koske muistutuksia puoli vuotta ja vuosi perukirjan antamisen jälkeen eikä ilmoitusta säilytysajan päättymisestä. Voit muuttaa valintaa milloin tahansa Asetukset-sivulla.

Valinnan kirjaus. Kun valitset ”Kyllä, muistuta minua”, kirjaamme valinnan, sen ajankohdan, näytetyn tekstin version ja paikan, jossa valitsit. Peruste on lakisääteinen velvoite (artikla 6(1)(c)), koska meidän on pystyttävä osoittamaan, että olet antanut suostumuksen (tietosuoja-asetuksen 7 artiklan 1 kohta). Kun valitset ”Ei muistutuksia”, kirjaamme samat tiedot, jotta emme lähetä sinulle muistutuksia, jotka olet kieltänyt. Valinta on käsittelyn vastustamista (artikla 21), ja noudatamme sitä. Peruste on oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)). Lisäksi tallennamme ajankohdan, jolloin kysymys näytettiin sinulle, jotta sitä ei kysytä uudelleen. Senkin peruste on oikeutettu etu. Kaikki nämä tiedot säilytetään, kunnes poistat tilisi (kohta 9).

5. Dokumenttien automaattinen analysointi

Kirjautunut käyttäjä voi ladata dokumentteja automaattista analysointia varten. Dokumenttien sisältö lähetetään palvelimemme kautta Googlen Gemini-palveluun tietojen poimimiseksi. Tällöin:

• Käyttäjältä pyydetään erillinen suostumus ennen dokumentin lähettämistä Gemini-palveluun. Käyttäjä voi kieltäytyä ja syöttää tiedot manuaalisesti.
• Suostumuksen kirjaus ja peruuttaminen: kun annat suostumuksen, tallennamme ajankohdan ja tiedon siitä, minkä tekstin hyväksyit. Kun peruutat suostumuksen, tallennamme peruutuksen ajankohdan. Säilytysaika kerrotaan kohdassa 9. Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa kirjautuneena Asetukset-sivun kohdasta ”Peruuta suostumus analysointiin”. Asetukset-sivu avautuu käyttäjävalikosta. Sen jälkeen dokumentteja tai niistä poimittuja tietoja ei lähetetä analysoitavaksi, ennen kuin annat uuden suostumuksen. Peruutus ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Se ei myöskään poista perukirjaan jo poimittuja tietoja eikä dokumenttien analyysituloksia, koska ne ovat osa perukirjaa (kohta 3).
• Dokumentit lähetetään sellaisinaan, eikä niissä olevia henkilötunnuksia peitetä. Palvelu ottaa analysoitavaksi vastaan vain PDF- ja kuvatiedostoja.
• Dokumenttien sisältö lähetetään Googlen palvelimille analysoitavaksi. Kun dokumenteista on poimittu useita eriä, myös erät ja tiedostojen nimet lähetetään, jotta saman laskun kopiot voidaan tunnistaa.
• Google toimii tässä henkilötietojen käsittelijänä (tietosuoja-asetuksen 28 artikla) ja käsittelee tietoja käsittelijäehtojensa ja Gemini API -palveluehtojen mukaisesti. Googlen ehtojen mukaan se ei käytä lähetettyjä tietoja tuotteidensa kehittämiseen.
• Googlen ehtojen mukaan se säilyttää lähetetyt tiedot ja analyysin tulokset 55 vuorokautta. Säilytyksen tarkoitus on havaita ja estää palvelun väärinkäyttö sekä tehdä lain edellyttämät luovutukset. Jos Googlen valvonta merkitsee sisällön mahdolliseksi väärinkäytöksi, Googlen valtuutetut työntekijät voivat tarkastaa sen. Tätä varten tallennettuja tietoja Google ei käytä muiden kuin valvonnassa käytettävien mallien kouluttamiseen.
• Dokumentit lähetetään analysoitavaksi palvelimemme kautta (Cloud Function), eivät suoraan selaimesta Googlelle. API-avain ei koskaan päädy käyttäjän selaimeen.
• Analysointi vaatii kirjautumisen. Kirjautumattomat käyttäjät eivät voi lähettää dokumentteja analysoitavaksi.
• Käyttäjä voi aina valita, ettei lataa dokumentteja analysoitavaksi, ja syöttää tiedot manuaalisesti.

6. Evästeet ja analytiikka

Palvelu käyttää seuraavia evästeitä:

• Välttämättömät evästeet: Firebase Authentication -istuntoevästeet (kirjautuneiden käyttäjien tunnistamiseen). Nämä ovat teknisesti välttämättömiä.
• Analytiikkaevästeet: Google Analytics (Firebase Analytics / GA4) kerää käyttötilastoja palvelun kehittämiseksi. Analytiikkaevästeitä käytetään vain käyttäjän suostumuksella.

Käyttäjä voi hyväksyä tai hylätä analytiikkaevästeet sivuston evästebannerin kautta ja muuttaa valintaa milloin tahansa sivun alalaidan Evästeasetukset-linkistä. Valinta tallennetaan selaimen localStorage-muistiin. Jos käyttäjä hylkää analytiikkaevästeet, Google Analytics -skriptiä ei ladata.

Sivupyyntöjen tilastot. Sivusto välitetään selaimeesi Cloudflaren kautta. Cloudflare kirjaa sivupyynnöistä teknisiä tietoja: ajankohdan, IP-osoitteen, maan, selaimen tiedot ja pyydetyn sivun. Tiedot säilyvät Cloudflarella 31 vuorokautta. Laskemme niistä yhteenvetolukuja palvelun kehittämiseksi, esimerkiksi kävijöiden määrän päivässä ja sen, kuinka moni sivun hakijoista on automaattinen ohjelma eikä ihminen. Saman IP-osoitteen saman päivän pyynnöt lasketaan yhdeksi kävijäksi. Ennen palvelun päivittämistä tarkistamme myös, onko lomaketta avattu viime tunteina, jottei päivitys keskeytä kenenkään työtä. Emme tallenna IP-osoitteita itse, emmekä yhdistä käyntejä eri päiviltä toisiinsa. Käsittelyn peruste on oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)).

Evästesuostumuksen hallintaan käytetään Koodisto Digitalin omaa KoodistoCookie-palvelua (cookie.koodisto.org). Suostumuksen osoittamiseksi (tietosuoja-asetuksen 7 artiklan 1 kohta) valinnasta tallennetaan lokimerkintä: tehdyt valinnat, aikaleima, suostumustekstin versio, käyttöliittymän kieli ja IP-osoitteesta laskettu yksisuuntainen tunniste. IP-osoitetta itsessään ei tallenneta, eikä merkintää voi yhdistää käyttäjään ilman lisätietoja. Lokimerkinnät poistetaan automaattisesti 24 kuukauden kuluttua.

7. Palveluntarjoajat ja tietojen siirto

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Palvelussa käytetään seuraavia ulkopuolisia palveluja:

• Google Firebase (Authentication, Firestore, Analytics) – käyttäjätilin hallinta, tietojen tallennus ja analytiikka. Perukirjojen tietokanta sijaitsee EU:n alueella; kirjautumispalvelu (Firebase Authentication) käsittelee tietoja Yhdysvalloissa.
• Google Gemini – dokumenttien automaattinen analysointi (käyttäjän suostumuksella). Google toimii tältä osin henkilötietojen käsittelijänä (ks. kohta 5). Google voi käsitellä ja tallentaa tietoja missä tahansa maassa, jossa sillä tai sen alihankkijoilla on toimipaikkoja. Siirto Yhdysvaltoihin perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen, jonka tietosuojan tason Euroopan komissio on todennut riittäväksi. Muihin maihin, joiden tietosuojan tasoa ei ole todettu riittäväksi, siirto perustuu komission vakiosopimuslausekkeisiin.
• Stripe – maksunvälitys. Stripe käsittelee maksutiedot omien palveluehtojen mukaisesti ja lähettää maksukuitin sähköpostitse. Jos maksat Apple Paylla tai Klarnalla, myös ne käsittelevät maksun tiedot omien ehtojensa mukaisesti. Pesäkirja.fi ei tallenna luottokorttitietoja.
• Resend – palvelun sähköpostien tekninen välitys: lakisääteinen maksuvahvistus (kuluttajansuojalaki 6 luku 13 §), osakaskutsut, viesti ensimmäisen perukirjan tallennuksen jälkeen ja palvelun lähettämät muistutukset. Viestien välittämiseksi käsitellään vastaanottajan sähköpostiosoite ja viestin sisältö (osakaskutsussa myös vainajan nimi).
• Google Analytics (GA4) – käyttötilastot (vain suostumuksella).
• Cloudflare – sivuston jakelu (CDN) ja sivupyyntöjen tilastot (kohta 6) sekä KoodistoCookie-evästesuostumuksen lokitallennus. Suostumuslokiin ei tallenneta IP-osoitteita, ja sitä säilytetään enintään 24 kuukautta.

Kaikkien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa on solmittu EU:n tietosuoja-asetuksen artiklan 28 mukainen henkilötietojen käsittelysopimus (DPA).

Tietojen siirto EU:n/ETA:n ulkopuolelle: Muut Googlen palvelut siirtävät tietoja samoin perustein kuin Gemini. Stripe ja Resend voivat siirtää tietoja EU:n ulkopuolelle, ja niiden siirroissa käytetään EU:n komission hyväksymiä Standard Contractual Clauses (SCC) -mallilausekkeita. Cloudflare voi siirtää tietoja Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen ja toissijaisesti komission vakiosopimuslausekkeisiin. Perukirjojen tietokanta sijaitsee EU:n alueella (europe-north1), palvelimella suoritettavat toiminnot EU:n alueella (europe-west1) ja käyttöloki EU:n alueella (europe-north1). Sähköpostit lähetetään EU-alueen kautta (eu-west-1).

8. Perukirjan jakaminen

Kirjautunut käyttäjä voi jakaa perukirjan luettavaksi pesän osakkaille salasanasuojatun jakolinkin kautta. Jakamisessa käsitellään henkilötietoja seuraavasti:

• Jaettavat tiedot: Perukirjan tiedot lukuun ottamatta ladattuja dokumentteja, liiteluetteloa, palautetta ja täyttäjän omia merkintöjä, kuten jälkitoimenpidelistaa. Jälkitoimenpiteistä katsoja näkee vain, onko perukirja merkitty Verohallinnolle annetuksi ja minä päivänä. Jakonäkymä näyttää perukirjan keskeiset tiedot, mutta katsojan selaimeen siirtyvät myös muut tiedot, esimerkiksi osoitteet, testamentin saajien tiedot ja osakkaiden edustajat, koska muutosten vertailu käyttää niitä. Henkilötunnuskentät peitetään kuten alla. Muihin kenttiin, esimerkiksi Lisätietoihin, kirjoitettua tekstiä ei peitetä.
• Henkilötunnusten maskaus: Henkilötunnukset näytetään jakolinkin kautta osittain peitettyinä muodossa "PPKKVV-****" – syntymäaika näkyy, mutta yksilöivä tunnisteosa on piilotettu. Yhteisön Y-tunnuksesta näkyvät seitsemän ensimmäistä numeroa, ja viimeinen numero on peitetty.
• Salasanasuojaus: Jakolinkki on suojattu salasanalla. Salasana tallennetaan palvelimelle bcrypt-tiivisteenä (10 kierrosta) – selväkielistä salasanaa ei tallenneta.
• Brute force -suojaus: Jakolinkki lukittuu automaattisesti 10 virheellisen salasanayrityksen jälkeen.
• Voimassaolo: Jakolinkki vanhenee käyttäjän valitseman ajan kuluttua (7–60 päivää). Käyttäjä voi peruuttaa jaon milloin tahansa.
• Käsittelyn peruste: Käyttäjä päättää itse jaon tekemisestä. Pesän osakkaat ovat perukirjan osapuolia, joilla on oikeutettu etu tietojen saamiseen.
• Käyttölokit: Jaoista tallennetaan katselukertojen määrä ja virheellisten salasanayritysten lukumäärä. Katsojan IP-osoite ja selaimen tiedot voivat tallentua palvelimen tekniseen pyyntölokiin 30 vuorokaudeksi teknisten virheiden selvittämistä varten; muita katsojan tietoja ei tallenneta.

Jakolinkin tiedot poistetaan, kun käyttäjä poistaa tilinsä. Kun jako peruutetaan tai se vanhenee, linkki lakkaa toimimasta välittömästi eikä perukirjaa voi enää avata sillä, mutta jakotietue (salasanan tiiviste, voimassaoloaika ja avausten lukumäärä) säilyy siihen asti.

9. Tietojen säilytysaika

Ilman kirjautumista: Tiedot käsitellään käyttäjän selaimessa ja säilyvät laitteen paikallisessa tallennustilassa enintään 30 päivää viimeisimmästä muokkauksesta. Yli 30 päivää vanhat tiedot poistetaan, kun palvelu seuraavan kerran avataan samalla selaimella. Ne poistuvat myös, jos selaimen tiedot tyhjennetään tai käyttäjä poistaa ne itse lomakkeen poistumisvahvistuksen kautta.

Kirjautuneena: Tiedot säilytetään Firebase Firestore -tietokannassa. Maksettu perukirja poistetaan 36 kuukauden kuluttua siitä, kun olet viimeksi kirjautunut, muokannut perukirjaa tai ladannut asiakirjan, jollei säilytystä ole sitä ennen jatkettu. Ennen poistoa saat kaksi muistutusta sähköpostitse: 60 vuorokautta ja 14 vuorokautta ennen. Muistutuksessa on linkki, jolla säilytystä jatketaan yhdellä klikkauksella uudella 36 kuukauden jaksolla, sekä linkki asiakirjan lataamiseen. Keskeneräinen perukirja, josta ei ole maksettu, poistetaan 12 kuukauden kuluttua viimeisestä kirjautumisesta tai muokkauksesta, ja siitä lähetetään yksi muistutus 30 vuorokautta ennen poistoa. Perukirjaa, jonka olet merkinnyt Verohallinnolle annetuksi, ei poisteta automaattisesti: se säilyy, kunnes poistat sen tai tilisi. Käyttäjä voi poistaa yksittäisiä perukirjoja Omat perukirjat -näkymässä ja koko tilinsä ja kaikki siihen liittyvät tiedot Asetukset-sivun Tietosuoja-kohdasta (”Poista tilini ja kaikki tietoni”).

Tilin poiston jälkeen: Kaikki käyttäjän tiedot (perukirjat, henkilötiedot, käyttäjätili) poistetaan välittömästi ja pysyvästi palvelun käytössä olevasta tietokannasta. Poikkeuksia on kaksi: tekniset lokimerkinnät poistuvat automaattisesti viimeistään 12 kuukauden kuluttua (kohta 9 a), ja maksutapahtuman kirjanpitotiedot säilyvät kirjanpidossa alla kerrotun ajan.

Maksutapahtuman kirjanpitotiedot: jos olet maksanut palvelusta, maksusta jää kirjanpitoaineistoon merkintä: maksupäivä, summa, arvonlisävero ja maksunvälittäjän tapahtumatunnus. Nämä tiedot ovat Stripellä ja kirjanpidossamme, eivät palvelun tietokannassa, eivätkä ne poistu tilin poistossa. Kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 10 §:n 2 momentin mukaan tilikauden tositteet on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Käsittely perustuu tältä osin lakisääteiseen velvoitteeseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta), eikä näitä tietoja voi poistaa pyynnöstä (17 artiklan 3 kohdan b alakohta). Perukirjan sisältöä ei säilytetä kirjanpitoa varten.

Palautevastaukset: säilytetään 24 kuukautta vastaamisesta, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti. Jos olet antanut luvan lainata vastaustasi palvelun sivuilla ja lainaus julkaistaan, säilytämme lainatun tekstin ja lupatiedon niin kauan kuin lainaus on julkaistuna.

Viestien tila: tieto ensimmäisen perukirjan viestin lähettämisestä säilytetään, kunnes poistat tilisi. Perukirjakohtaiset tiedot lähetetyistä ja lopetetuista muistutuksista poistuvat perukirjan mukana.

Suostumus dokumenttien analysointiin: kirjaus annetusta ja peruutetusta suostumuksesta säilytetään kolme vuotta kirjauksesta. Näin voimme osoittaa suostumuksen myös mahdollisen riidan varalta. Kirjaus poistetaan aiemmin, jos poistat tilisi. Google säilyttää analysoitavaksi lähetetyt tiedot ja analyysin tulokset ehtojensa mukaan 55 vuorokautta (kohta 5). Suostumuksen peruutus tai tilin poisto ei itsestään lyhennä tätä aikaa. Voit pyytää meitä välittämään Googlelle pyynnön tietojen poistamisesta aiemmin: kirjoita osoitteeseen info@pesäkirja.fi.

Muistutusvalinta: kirjaus valinnastasi ja sen muutoksista sekä tieto siitä, milloin muistutuskysymys näytettiin sinulle, säilytetään, kunnes poistat tilisi. Tietoja tarvitaan niin kauan kuin tilisi on olemassa, koska niiden perusteella emme lähetä muistutuksia, jos olet kieltänyt ne, emme kysy samaa uudelleen ja voimme osoittaa, että olet valinnut muistutukset.

Varmuuskopiot: Tietokannasta otetaan automaattinen varmuuskopio kerran vuorokaudessa, ja varmuuskopiot säilytetään enintään 7 vuorokautta. Niitä käytetään ainoastaan tietojen palauttamiseen teknisen häiriön tai virheen jälkeen, ei mihinkään muuhun tarkoitukseen. Poistetut tiedot poistuvat myös varmuuskopioista automaattisesti viimeistään 7 vuorokauden kuluttua poistosta.

9 a. Tekniset lokitiedot

Palvelun tietoturvan varmistamiseksi tietokantapyynnöistä, palvelimelle tehdyistä kutsuista ja kirjautumisista tallentuu tekninen lokimerkintä. Merkintään tallentuu tapahtuman ajankohta ja tyyppi, kirjautuneen käyttäjän tunniste, sähköpostiosoite, IP-osoite ja selaintiedot sekä käsitellyn perukirjan tunniste, jos tapahtuma koskee yksittäistä perukirjaa. Perukirjan sisältö – nimet, henkilötunnukset, varat ja velat – ei tallennu lokiin. Jos olet antanut tilillesi nimen, myös se tallentuu merkintään.

Lokia käytetään tietoturvan varmistamiseen, luvattoman pääsyn havaitsemiseen ja teknisten virheiden selvittämiseen. Kun pyydät meiltä apua, katsomme lokista oman tilisi merkinnät pyyntösi selvittämiseksi. Ennen palvelun päivittämistä tarkistamme, onko palvelussa juuri silloin käyttäjiä, jottei päivitys keskeytä kenenkään työtä. Siihen käytetään vain käyttäjien lukumäärää, ei tietoa siitä, keitä he ovat. Lokista ja tallennetuista tiedoista lasketaan yhteenvetolukuja siitä, miten palvelua käytetään, palvelun kehittämiseksi ja käytön ennustamiseksi. Lukuja ei käytetä yksittäistä käyttäjää koskeviin toimiin. Lokia ei käytetä yksittäisen käyttäjän toiminnan seurantaan eikä markkinointiin. Käsittelyn peruste on oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)), ja olemme punninneet etumme suhteessa oikeuksiisi kirjallisesti.

Merkinnät poistuvat automaattisesti viimeistään 12 kuukauden kuluttua, myös silloin kun tili on poistettu sitä ennen. Lokia säilytetään EU:n alueella. Merkinnät eivät näy palvelussa; saat omat merkintäsi pyynnöstä osoitteesta info@pesäkirja.fi.

10. Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti sinulla on oikeus:

• Pääsy tietoihin – voit tarkastella omia tietojasi kirjautumalla palveluun. Oikeus kattaa myös tekniset lokimerkinnät (kohta 9 a), jotka eivät näy palvelussa; saat omat merkintäsi pyynnöstä.
• Tietojen siirto – voit ladata kaikki tietosi JSON-tiedostona Asetukset-sivun ”Lataa tietoni (GDPR)” -toiminnolla.
• Tietojen poistaminen – voit poistaa tilisi ja kaikki tietosi pysyvästi Asetukset-sivun ”Poista tilini ja kaikki tietoni” -toiminnolla.
• Pyytää tietojen oikaisua tai käsittelyn rajoittamista.
• Vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä (ks. alla oleva laatikko).
• Peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa (esim. evästeet, dokumenttianalyysi, muistutus ennen tilaisuutta).
• Tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi).

11. Tietoturvatoimenpiteet

Palvelussa on toteutettu seuraavat tietoturvatoimenpiteet:

• HTTPS-salaus kaikessa tietoliikenteessä (HSTS käytössä).
• Henkilötunnuskenttien salaus AES-256-GCM-algoritmilla ennen tallennusta tietokantaan. Salausavain on käyttäjäkohtainen.
• Pääsynhallinta – Firestore-suojaussäännöt varmistavat, että perukirjan tiedot ovat vain käyttäjän itsensä ja hänen kutsumiensa osakkaiden luettavissa (ks. kohta 4). Jakolinkistä kerrotaan kohdassa 8.
• Selainsuojaukset – sivusto asettaa selaimelle turvaotsakkeet, jotka rajaavat sen, mistä sisältöä saa ladata ja mihin sivun saa upottaa.
• Salasanojen suojaus – salasanoja ei tallenneta selväkielisinä, vaan Firebase Authentication säilyttää niistä yksisuuntaisen tiivisteen.
• Maksutiedot – luottokorttitietoja ei tallenneta Pesäkirja.fi:hin.

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan Palvelun verkkosivuilla. Suosittelemme tarkistamaan tämän selosteen säännöllisesti.

13. Yhteystiedot

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä ota yhteyttä:
Koodisto Digital (2829298-1)
Sähköposti: info@pesäkirja.fi